Bevezető
Az önkormányzati munka során gyakran kezelünk olyan dokumentumokat és állományokat, amelyek bizalmas vagy érzékeny adatokat tartalmaznak (pl: bérpapírok, kérelmek stb.) Ezek védelme nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a mindennapi munkavégzés biztonságának alapfeltétele is. A jelszavas védelem egyszerű, de hatékony eszköz arra, hogy megakadályozzuk az illetéktelen hozzáférést.
Ebben a segédletben bemutatom, hogyan lehet a 7‑Zip nevű ingyenesen elérhető szoftver segítségével jelszóval védeni az állományokat. A 7‑Zip előnye, hogy könnyen használható, magyar nyelven is elérhető, és megfelel hivatali környezetben történő alkalmazásra. A lépések követésével bárki gyorsan és biztonságosan tudja titkosítani a dokumentumait, így biztosítva, hogy azokhoz csak az férjen hozzá, akinek valóban szükséges.
7-Zip letöltése: https://www.7-zip.org/
A telepítés és rendszerbe illesztése a hivatal rendszergazdájának feladata. Ha használni szeretnéd a programot, minden esetben fordulj hozzá, amennyiben nem rendelkezel rendszergazdai fiókkal. Ha bizonytalan vagy a dolgodban, inkább kérj segítséget, és soha ne kezdj bele olyan feladatba, amelyhez nincs megfelelő ismereted.
7-Zip használata tömören
- Keresed meg azt az állományt,amelynek megnyitásához jelszót szeretnél beállítani.
- Kattints rá jobb gombbal: „7-Zip” – „Hozzáad az archívumhoz…”
- A megjelenő ablakban az „Archívum formátuma” menüt görgesd le és válaszd ki a „zip” lehetőséget.
- A „Titkostás” résznél írd be a jelszót kétszer, vagy pipáld be „A jelszó megjelenítése” opciót: ez esetben csak egyszer kell megadnod a jelszót, de látszódni fognak a karakterek.
- A „Titkosítási eljárás” menünél válaszd az „AES-256” lehetőséget, majd kattints az OK gombra.
- Az eredti fájl mappájában találod meg a jelszóval védett archívumot.
7-Zip használata egyéb tippek
- Egyszerre több fájlt is kijelölhetsz, és beletelheted a jelszavas archívumba (jelölj ki többet, majd kattints jobb gombbal valamelyik kijelöltre à „7-Zip” à „Hozzáad az archívumhoz…”
- Amennyiben a „Hozzáad az archívumhoz…” menüben a „Titkostás” résznél bepiálod „A jelszó megjelenítése” rubrikát, az esetben csak egyszer kell beírnod a jelszót (viszont a karakterek látszódni fognak)
- Amennyiben a „Hozzáad az archívumhoz…” menüben az „Archívum formátuma: zip”, az esetben, ha megnyitod a jelszóval védett archívumot, a benne lévő fájl vagy fájlok nevei látszódni fognak, ha ezeket meg akarod nyitni, csak akkor kéri a jelszót
- Ha azt szeretnéd, hogy az archívumban lévő fájl vagy fájlok nevei sem látszódjanak, és a megnyitást követően rögtön kérje a jelszót, akkor a „Hozzáad az archívumhoz…” menüben az „Archívum formátuma” legördülő menünél válaszd az első „7z” formátumot. Ekkor a „Titkosítás” résznél „A jelszó megjelenítése” opció alatt megjelenik a „Fájlnevek titkosítása” lehetőség, pipáld be, hogy aktív legyen.
Ennek a módszernek az egyetlen hátránya, hogy a 7z formátumot a Windows nem kezeli, mindenképpen szükséges, hogy telepítve legyen a 7-Zip nevű program. Ezért ajánlott inkább a „zip” formátum használata, mert azt minden gépen meg lehet nyitni.
